Die digitale Aufbruchstimmung bei YNCORIS, ehemals InfraServ Knapsack, ist deutlich zu spüren. Mitarbeiter und Unternehmensführung sind sich einig: Wir wollen nicht nur über das Thema Digitalisierung reden, sondern aktiv Maßnahmen entwickeln, umsetzen und Vorteile generieren. Die Digitalisierung von SGU-Protokollen, ein gemeinsames Projekt des Arbeitsschutzes mit der Abteilung Ver- und Entsorgung Netze (VuE), ist ein weiteres positives Beispiel dafür, wie diese Grundhaltung gepaart mit der Eigeninitiative der YNCORIS-Mitarbeiter zum Erfolg führt. Es zeigt darüber hinaus, wie das Thema Arbeitssicherheit aktiv und kooperativ angegangen wird. SGU-Protokolle (Sicherheit, Gesundheit, Umweltschutz) werden im Rahmen des Arbeitsschutzes für die Dokumentation von Sicherheitsbegehungen eingesetzt. Vorgehensweise und Regelmäßigkeit dieser Begehungen sind im AMS-Handbuch (Arbeitsschutzmanagement-System) vorgeschrieben. So müssen Segmentleiter, Teamleiter und die operative Führungskraft regelmäßig einen festgelegten Betriebsbereich begehen und hinsichtlich Sicherheit und Umweltschutz am Arbeitsplatz prüfen – und schließlich in SGU-Protokollen dokumentieren, um unter anderem Verbesserungsvorschläge und Mängel an den zuständigen Betriebsverantwortlichen weiterzuleiten.
Bislang erfolgte diese Dokumentation händisch und in Papierform. „Ganz klassisch mit einem Klemmbrett“, berichtet Hendrik Majewski, Leiter VuE Netze bei YNCORIS. Das Papier wurde im Anschluss am PC abgetippt, ausgedruckt, vom verantwortlichen Leiter ergänzt, überarbeitet und schließlich freigegeben, eingescannt und ins Dokumentenmanagementsystem hochgeladen. Parallel wurde das Dokument an den Betriebs- und den Teamleiter geschickt, um die Mängelliste abzuarbeiten. „Dieser Workflow und die Papierwälzerei waren nicht wirklich effizient“, so Majewski. „Das Ganze hat fast eine Woche in Anspruch genommen.“ Das sahen auch die beiden Sicherheitsbeauftragten Dennis Dahmen, Techniker im Team Rohrnetze / Pipelines und Raphael Geist, Techniker im Team Netzservice, so und entwickelten Ideen, um den Workflow hinsichtlich der SGU-Protokolle zu verbessern und die interne Kommunikation zu stärken. Das Ergebnis: ein intelligentes PDF, das direkt vor Ort auf dem Tablet befüllt, mit Bildern versehen und mit einem Klick im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden kann.
Die Vorteile des intelligenten PDFs liegen auf der Hand: Der effiziente Workflow spart nicht nur Zeit, sondern auch Arbeitsaufwand ein. Der jeweilige Verantwortliche kann das Dokument direkt im System gegenlesen, verbessern, freigeben und an Betriebsleiter, Teamleiter und Arbeitsschutz weiterleiten. Da sich die digitalisierten Dokumente besser auswerten lassen, können sie zudem einfacher mit anderen Dokumentationen und Projekten zusammengeführt werden. „Das digitalisierte Protokoll ist die Grundlage für eine verbesserte Kommunikation. Das kann auch für alle anderen interessant sein, die SGU-Protokolle anfertigen müssen“, so Majewski. Ohnehin sei der Austausch mit anderen Fachbereichen an dieser Stelle wichtig. Denn Sicherheitsbeauftragte sollen nicht zwingend im eigenen Bereich Begehungen durchführen, sondern mit Blick von außen die Sicherheit in anderen Betriebsteilen prüfen. „Neben der reinen Sichtung der technischen Anlagen ist die Kommunikation mit Kollegen, Mitarbeitern und Fremdfirmen ein ganz wichtiger Aspekt bei diesen Begehungen. So können wir gemeinsam sicherer werden“, erläutert Majewski.
Nach dem erfolgreichen Testlauf Anfang April ist das intelligente PDF nun im Bereich VuE Netze im Einsatz. Durch die Eigeninitiative der beiden Sicherheitsbeauftragten Dahmen und Geist hat die Abteilung einen wertvollen Quick Win erreicht. Aktuell sind es bei YNCORIS viele solcher kleinen Projekte, die den Digitalisierungsprozess des gesamten Unternehmens weiter vorantreiben. Im nächsten Schritt gilt es aber nun, diese Einzelmaßnahmen zu kanalisieren und zu bündeln. Auch im Bereich VuE Netze hat man weitere Ideen für die Digitalisierung von Prozessen: aktuell beschäftigt sich das Team mit mobiler Instandhaltung. Im nächsten Schritt gelte es dann, die verschiedenen Systeme zusammenzubringen, um beispielsweise eine digitale Datenbank zu entwickeln. „Eine weitere Idee ist die intelligente Vernetzung einzelner Datenbanken mit unseren Planwerken, um ein GEO-Informationssystem zu generieren“, verrät Majewski. So könnten am Ende gesamte Netzhistorien betrachtet und effektive Ursachenforschung für Störungen betrieben werden. „Anstatt nur die Symptome zu behandeln, können am Ende vielleicht sogar intelligente Voraussaugen getroffen werden“, erklärt der Leiter VuE Netze. Er gibt aber gleichzeitig zu bedenken: „Abläufe zu digitalisieren ist ein kontinuierlicher Prozess; ein Langstreckenlauf, der immer auch von den vorhandenen Ressourcen abhängig ist.“
