Neues Jahr, neuer Job: Für viele beginnt nach Silvester ein weiterer Abschnitt im Berufsleben. Doch bevor ein Mitarbeitender mit seiner Arbeit starten kann, gibt es für Sie als Arbeitgeber einiges vorzubereiten. Auch für Ihre bestehende Mannschaft gelten jährliche Pflichten. Ob Vorsorgeuntersuchung, Unterweisung oder Ausrüstung – hier ein paar Tipps, damit Sie gut gerüstet sind.
Je nach Einsatzbereich Ihres Mitarbeitenden sollte er oder sie im Vorfeld unterschiedliche arbeitsmedizinische Untersuchungen durchlaufen haben. Arbeitgeber müssen diese arbeitsmedizinischen Untersuchungen im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht anbieten. Für Erwachsene sind diese Untersuchungen jedoch freiwillig. Anders sieht es bei Jugendlichen unter 18 Jahren aus. Bei ihnen ist betriebliche Einstellungsuntersuchung Pflicht. Eine solche Pflicht gilt übrigens auch für Erwachsene, wenn sie mit Gefahrstoffen umgehen oder kontinuierliche Tätigkeiten in einer Umgebung mit hoher Lärmbelastung durchführen.
Prüfen Sie darüber hinaus, ob Ihre Mitarbeitenden in spe Maschinen steuern, Atemschutz tragen oder mit Stäuben arbeiten werden. Dann gelten besondere Untersuchungen, die durch G-Ziffern gekennzeichnet sind. G25 gilt beispielsweise für Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten.
Damit der neue Kollege oder die neue Kollegin direkt starten kann, sollten Sie auch die nötige PSA organisiert haben. Also am besten vorab Kleidergrößen abfragen oder, falls vorhanden, die Ausrüstung in der Kleiderkammer anprobieren lassen. Nicht jeder passt in die Standardgrößen, und gerade bei spezieller PSA kann es auch mal zu längeren Lieferzeiten kommen.
Ihr neuer Mitarbeitende kann normalerweise auch am ersten Arbeitstag nicht sofort mit seiner Tätigkeit loslegen. Selbst wenn es in der Praxis oft schwierig ist, haben Sie als Arbeitgeber die Aufgabe, den Neuankömmling anhand der Gefährdungsbeurteilung zunächst zu unterweisen. Dazu sollten sie vorab persönliche Einschränkungen des Mitarbeitenden abfragen, um eventuelle Anpassungen frühzeitig vornehmen zu können. Auch die Einweisung – zum Beispiel an einer Maschine – ist Pflicht. Diese Regelungen gelten übrigens auch für Mitarbeitende aus der Arbeitnehmerüberlassung (AÜG), denn sie müssen Sie vom ersten Tag an wie eigene Kolleg*innen behandeln – selbst wenn der Einsatz zeitlich beschränkt ist. Klären Sie auch, woher betriebsspezifische Einweisungen kommen, wenn Mitarbeitende beim Kunden vor Ort tätig werden.
Wenn es der Arbeitsplatz und die Vorkenntnisse des/der neuen Kolleg*in zulassen, können Sie viele Aspekte über E-Learning-Module schulen. Nur bei besonderen Regelungen oder Gefährdungen sind Schulungen vor Ort und in der Praxis nötig. Dabei können Sie die Aufgabe auf mehrere Schultern verteilen. Stellen Sie jedoch sicher, dass der Mitarbeitende alles auch wirklich verstanden hat. Und ganz wichtig: Dokumentieren Sie sämtliche Aktivitäten.
Viele Mitarbeitende sind am ersten Tag häufig „erschlagen“ von all den Themen, die auf sie einstürzen. Haben Sie deshalb schon einmal an ein „Patensystem“ gedacht? Dabei können erfahrene Kolleg*innen die Neulinge in der ersten Zeit an die Hand nehmen und bei Fragen unterstützen.
Gerade in der Chemie- und Petrochemie ist ein kleines rotes Buch verbreitet: der Sicherheitspass. Der von der DGMK herausgegebene Pass enthält alle wichtigen Informationen über die (Zusatz)-Qualifikationen und Fortbildungen von Mitarbeitenden, also etwa den Staplerführerschein oder die Weiterbildung zum Ersthelfer. Das ist praktisch, denn so kann jeder seine Qualifikationen auch bei einem Arbeitgeberwechsel mitnehmen. Die Lösung gibt es auch als digitale Variante. Apropos digital: Auch mit einigen anderen Softwarelösungen können Sie solche Daten pflegen. Wir nutzen bei uns im Unternehmen zum Beispiel „Auditor Plus“ und werden anhand der hinterlegten Daten an Fristen erinnert. Vielleicht nutzen Sie ebenfalls ein Arbeits- und Umweltschutz-Managementsystem, dann lohnt sich der Check, ob Ihre Lösung ebenfalls solche Funktionen abdeckt.
Alle Jahre wieder – stehen Arbeitsschutz-Unterweisungen an. Die gesetzlichen Regelungen schreiben vor, dass Sie Arbeitssicherheitsthemen, die sich aus der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung ergeben, einmal im Kalenderjahr unterweisen müssen. Wann genau, bleibt Ihnen überlassen. Möglich wäre also rein theoretisch eine Schulung im Januar 2023 und dann erst wieder im Dezember 2024. Für Mitarbeitende unter 18 Jahren gelten halbjährliche Fristen. Bei besonderen Anlässen, wie einem Unfall, ist ebenfalls eine neue Unterweisung Pflicht. Prüfen Sie zunächst, was Sie im nächsten Jahr unterweisen müssen und wann es am besten passt. Gibt es Hochphasen, in denen alle stark eingebunden sind oder Zeiten, in denen es ruhiger ist? Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass Ihre Mitarbeitenden auch vom Termin wissen und nicht gerade freihaben, damit Sie möglichst wenige Termine benötigen, aber gleichzeitig die reibungslose Produktion gewährleisten.
Diese Bereiche müssen Sie nicht jedes Jahr schulen:
Ideal ist ein Fünfjahresplan – am besten gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen aus den Fachabteilungen sowie dem Arbeits- und Brandschutz. Ein solcher Schulungsplan bedeutet anfangs einen gewissen Aufwand, hilft Ihnen aber bei der Festlegung, wen Sie wann schulen wollen. Er erleichtert das Arbeiten danach deutlich und stellt sicher, dass keine Termine untergehen. Außerdem clever: Die Auffrischungen mit fachlichen Qualitätsschulungen zu verbinden. Auch hier immer daran denken, alles sauber zu dokumentieren. So schaffen Sie im Fall der Fälle Rechtssicherheit. Denn die Berufsgenossenschaft kann Sie als Arbeitgeber bei grober Fahrlässigkeit in Regress nehmen. Unterstützung erhalten Sie zudem von Ihrem HSE-Fachbereich oder einem externen Dienstleister, der für Sie die Schulungen organisiert und nachhält.
Eine vergessene Unterweisung müssen Sie nachholen, sobald es Ihnen auffällt. Sollten Sie aufgrund außergewöhnlicher Umstände nicht schulen können, sprechen Sie mit Ihrer Berufsgenossenschaft und fragen Sie nach Aufschub. Bei guten Gründen und mit einem bereits festgelegten Nachholtermin stehen die Chancen gut, dass Ihr Anliegen bewilligt wird.
