„Ich sitze gerade im Home-Office.“ Vielleicht gehören Sie auch zu den Menschen, die das in der letzten Zeit häufiger sagen. Doch befinden Sie sich wirklich im Home-Office oder arbeiten Sie vielmehr mobil? Sie finden, das ist Haarspalterei? Nicht ganz, denn je nach Konzept hat Ihr Arbeitgeber mehr oder weniger Verpflichtungen. Wer einen Arbeitsplatz im Home-Office besitzt – im behäbigen Gesetzesdeutsch übrigens Telearbeitsplatz genannt – arbeitet nämlich an einem vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im eigenen Privatbereich. Die Details regelt die Arbeitsstättenverordnung. Sie bestimmt beispielsweise, dass der Arbeitgeber nicht nur das Mobiliar und die sonstige Ausstattung stellen muss, sondern auch, dass Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit in einer arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarung festgelegt haben müssen. Dazu zählen auch Vorgaben zum Arbeitsschutz, zur Arbeitszeitregelung und zum Datenschutz.
Was bedeutet das?
Ihr Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Home-Office-Arbeitsplatz den gleichen gesetzlichen Anforderungen entspricht wie Ihr Arbeitsplatz im Betrieb. Praktisch bedeutet es, dass Ihr Arbeitgeber vor der ersten Einrichtung dieses Arbeitsplatzes eine Gefährdungsbeurteilung erstellen muss. Dabei darf er Ihren Privatbereich nur betreten, wenn Sie ihm das erlauben. Ansonsten muss er Ihre häuslichen Begebenheiten erfragen. Für die Einrichtung des Arbeitsplatzes kann er einen Dienstleister beauftragen oder Ihnen aber auch Vorgaben machen, wo und wie Sie das nötige Equipment auf seine Kosten bestellen können und wie sie es aufzustellen haben. Er muss Sie also in der Benutzung Ihres Telearbeitsplatzes unterweisen. Im Umkehrschluss bedeutet es aber auch, dass Sie einen solchen Arbeitsplatz nicht einfach verändern dürfen, wenn er einmal geprüft und abgenommen wurde. Zudem müssen Sie dann an diesem Ort arbeiten und können nicht einfach in die Küche oder auf die Terrasse ausweichen.
Mobil gleich besser?
Das alles trifft auf Sie nicht zu? Denn Sie arbeiten mal von Ihrem Arbeitszimmer oder Ihrem Esstisch aus, in der Bahn oder dem Schreibtisch eines Hotelzimmers und nutzen dabei einen Laptop Ihres Unternehmens und einen Zugang zum Unternehmensnetzwerk? Dann arbeiten Sie mobil. Wichtig ist hier nicht wo Sie arbeiten, sondern dass Sie es tun.
Im direkten Vergleich ist ein Home-Office-Arbeitsplatz für Arbeitgeber mit einigem organisatorischen Aufwand und deutlich höheren Kosten als beim mobilen Arbeiten verbunden. Kein Wunder also, dass sich in der letzten Zeit vermehrt die zweite Variante durchsetzt.
Weniger Fahrzeiten versus weniger soziale Kontakte
Eine Umfrage des Bundesfamilienministeriums hat gezeigt, dass gerade die geringere Fahrzeit beim mobilen Arbeiten und im Home-Office von vielen als großer Vorteil empfunden wird, genauso wie eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Viele sind zufriedener mit ihrer Arbeit und fühlen sich dem Betrieb enger verbunden. Auf der anderen Seite steigt gerade für Alleinlebende die Gefahr, sich aufgrund weniger sozialer Kontakte ausgegrenzt zu fühlen. Schließlich fehlt der ungezwungene Schwatz in der Kaffeeküche. Hier sind Unternehmen gefragt, diese Lücke mit virtuellen Möglichkeiten für soziale Kontakte zu schließen.
Führsorgepflicht bleibt
Grundsätzlich besitzt der Arbeitgeber sowohl bei der Telearbeit als auch beim mobilen Arbeiten eine Fürsorgepflicht und damit Verantwortung für die Sicherheit und die Gesundheit seiner Beschäftigten. Dies ist im Arbeitsschutzgesetz geregelt. Anders als beim Home-Office gilt die Arbeitsstättenverordnung jedoch nicht für das mobile Arbeiten. Das hat für beide Seiten einige Vor- und Nachteile:
Freie Wahl versus Ergonomie
Arbeiten Sie mobil, dürfen Sie sich Ihren Arbeitsort weitgehend frei aussuchen. Sie sind daher nicht an ein fest eingerichtetes Arbeitszimmer gebunden. Sicher kann es mal sehr entspannt sein, von der Couch oder dem Küchentisch eine Videokonferenz zu führen, doch auf Dauer wird der Küchenstuhl ziemlich hart. Achten Sie daher selbst auf eine ergonomische Arbeitsposition und sprechen Sie Ihren Arbeitgeber an, ob Sie beim mobilen Arbeiten über einen längeren Zeitraum auf Vertrauensbasis Teile Ihres Büroequipments ausleihen dürfen. Auch wichtig: möglichst wenig Lärm und die richtigen Lichtverhältnisse, also zum Beispiel ausreichend blendfreies Tageslicht, eine Sichtverbindung nach außen sowie die passende künstliche Beleuchtung. Deshalb muss Ihr Arbeitgeber Sie auch beim mobilen Arbeiten entsprechend unterweisen.
Schwierige Abgrenzung von Arbeits- und Privatleben
Beim mobilen Arbeiten liegt es an Ihnen, Ihren Arbeitsbereich ausreichend von Ihrem Privatbereich abzugrenzen. Denn wer seinen Laptop auf dem Wohnzimmertisch stehen hat, ist eher geneigt, auch abends noch einmal in seine E-Mails zu schauen und drauf zu reagieren. Dies bestätigt auch eine Studie des Fraunhofer-Instituts. Wer mit einem Partner oder als Familie zusammenlebt, weiß außerdem, dass der Trubel rundherum auch mal eine Belastung für das Arbeiten sein kann. Es ist daher wichtig, klare Grenzen zu ziehen und die eigenen Überstunden im Blick zu behalten. Schaffen Sie sich, wenn möglich, einen Bereich, in dem Sie das Berufliche vom Privaten trennen können – auch optisch. Manche arbeiten daher lieber konsequent vom Büro aus.
Arbeitszeitgesetz gilt
Auch für das mobile Arbeiten gilt das Arbeitszeitgesetz. Das bedeutet nicht, dass Sie immer gleich erreichbar sein müssen, wenn Sie Ihre Leistung erbringen. Sie dürften daher auch morgens von sechs Uhr bis zehn Uhr arbeiten und dann noch einmal nachmittags. Wichtig ist dabei, dass Sie eine Ruhezeit von elf Stunden einhalten. Sie wird theoretisch auch durch die Mail unterbrochen, die Sie spät abends noch schnell beantworten.
Datenschutz wird schwieriger
Beim mobilen Arbeiten besteht ein höheres Risiko als im Home-Office, dass Dritte an sensible Daten gelangen, die sie nichts angehen. Damit niemand im Zug oder im Café Firmengeheimnisse ausspähen kann, müssen Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen und auch ihre Mitarbeiter sensibilisieren, bestimmte Anwendungen nur über sichere technische Lösungen, wie VPN, zu nutzen. Das Gleiche gilt für ausgedruckte Unterlagen, denn nicht alles können Sie einfach im heimischen Papiermüll entsorgen.
Auf jeden Fall versichert – allerdings nur beim Arbeiten
Wenn Sie sich bei Ihrer Tätigkeit zuhause das Knie an der Schreibtischschublade stoßen oder beim Wechseln der Druckerpatrone stürzen, sind Sie über die gesetzliche Unfallversicherung versichert – ganz gleich, ob sie mobil oder im Home-Office arbeiten. Die Berufsgenossenschaft zahlt jedoch nicht, wenn Sie sich während der Arbeitszeit einen Kaffee machen und sich daran verbrühen. Das ist jedoch auch in Ihrem normalen Büro nicht anders.
Steuerliche Vorteile nur mit Arbeitszimmer
Auch der mobile Arbeitsplatz ist steuerlich absetzbar, sofern Sie zu Hause ein Arbeitszimmer besitzen. Pro Jahr können Sie maximal 1.250 Euro als Werbungskosten in die Steuererklärung eintragen. Die Kosten für eine Arbeitsecke dürfen Sie leider nicht in der Steuererklärung ansetzen. Gleichzeitig sinken natürlich die Werbungskosten, die Sie für die Fahrten zum Arbeitsplatz geltend machen können.
Übrigens: Ein Recht auf einen Homeoffice-Arbeitsplatz gibt es in Deutschland nicht – genauso wenig wie das Recht auf mobiles Arbeiten. Möchte der Arbeitgeber dies ermöglichen, muss er den Betriebsrat mit einbeziehen.