Pünktlich zum Jahresende häufen sie sich wieder – die Weihnachtsfeiern. Ob im Verein, in der Schule oder im Betrieb, im Dezember jagt oft ein Termin den anderen. Bei Feiern im Betrieb – ganz gleich ob zu Weihnachten oder sonst im Jahr – gibt es jedoch einige Aspekte, die Sie als Organisator im Blick haben sollten.
Grundsätzlich gilt: Kein Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Weihnachtsfeier, auch wenn es bisher Tradition im Unternehmen war. Genauso wenig kann er verpflichtet werden, an einer solchen Feier teilzunehmen. Fällt die Feier in die reguläre Arbeitszeit, dürfen Feiermuffel jedoch nicht nach Hause gehen, sondern müssen weiterarbeiten.
Ob eine Feier beruflichen oder privaten Charakter besitzt, ist entscheidend für den Versicherungsschutz Ihrer Mitarbeiter. Bei einer Firmenveranstaltung sind nämlich alle Teilnehmer durch die betriebliche Unfallversicherung geschützt und zwar nicht nur während der Feier, sondern auch bei der An- und Abreise zum Veranstaltungsort. Sie deckt außerdem alle Auf- und Abbauarbeiten ab.
Um als Firmenveranstaltung zu gelten, muss der Event das Gemeinschaftsgefühl und die Verbundenheit im Unternehmen fördern. Es bietet sich daher an, dass ein Vertreter des Managements oder eine Abteilung wie Marketing oder Personalwesen die Veranstaltung federführend organisiert. Ob der ganze Betrieb oder in großen Unternehmen nur einzelne Abteilungen feiern, ist für den Versicherungsschutz dagegen nicht relevant, solange mindestens ein Fünftel der jeweiligen Belegschaft teilnimmt.
Dazu sollten alle Mitarbeiter die Chance haben, an der Veranstaltung teilzunehmen, sofern es betrieblich realisieren lässt. Auch bei der Wahl der Location sind sie frei, Sie dürfen also auch auf dem Weihnachtsmarkt, der Eisbahn oder im Freizeitpark feiern.
Wer den Veranstaltungsort verlässt, um sich eine Pizza zu holen oder auf dem Nachhauseweg mit ein paar Kollegen noch einen Abstecher in die nahe gelegene Kneipe zu machen, verliert den Versicherungsschutz der Berufsgenossenschaften. Das gleiche gilt, wenn Sie als Arbeitgeber feste Zeiten für das Ende des Events festgelegt haben. Kleine Grüppchen, die danach noch weiterfeiern, tun das privat.
Als Arbeitgeber dürfen Sie auf einer Betriebsfeier Alkohol ausschenken, ohne dass Ihre Mitarbeiter den Versicherungsschutz verlieren. Allerdings darf übermäßiger Alkoholkonsum nicht der Grund für einen sonst vermeidbaren Unfall sein.
Das bedeutet: Wer nach einem Gläschen Sekt auf der Treppe stolpert und sich den Fuß verknackst, ist versichert, wer volltrunken die Treppe hinunterstürzt, wird vor Gericht sehr gute Argumente vorbringen müssen, um noch Leistungen der Versicherung zu erstreiten. Denn der Gesetzgeber geht grundsätzlich davon aus, dass jeder Mitarbeiter für seinen Alkoholkonsum selbst verantwortlich ist.
Arbeitgeber müssen daher auch nicht damit rechnen, dass Mitarbeiter sich bei kostenlosen alkoholischen Getränken betrinken. Findet die Feier auf einem Betriebsgelände statt, auf dem sonst Alkohol untersagt ist, gilt diese Regelung natürlich abseits des Veranstaltungsraumes trotzdem weiter.
Findet die Feier auf Firmengelände, also in Ihrem Verantwortungsbereich statt, müssen Sie an ein Sicherheitskonzept denken, auch wenn die Organisation eine extern beauftragte Event-Agentur übernimmt. Das bedeutet: Sie benötigen eine Gefährdungsbeurteilung.
Am besten, Sie binden einen Kollegen aus dem Brandschutz sowie aus dem Arbeitsschutz mit ein, damit sichergestellt ist, dass alle Risiken, die durch die Feier entstehen können, abgedeckt sind. Informieren Sie Ihre Event-Agentur über mögliches Gefahrenpotenzial auf dem Unternehmensgelände und überwachen Sie, dass alle Flucht und Rettungswege frei bleiben und nicht durch Dekoration verstellt werden.
Auch alle eingesetzten technischen Geräte müssen durch TÜV oder GS geprüft sein. Binden Sie Ihr Event-Management daher frühzeitig mit ein.
Engagieren Sie selbst Mitarbeiter, zum Beispiel für das Catering oder den Service, ist es Ihre Aufgabe, sie vorab über mögliche Gefahren unterweisen. Und falls Sie Ihre Veranstaltung in einem großen Zelt planen, gilt für Sie zusätzlich die „Richtlinie über den Bau und Betrieb fliegender Bauten (FIBauR)“.
Deutlich entspannter gestaltet sich die Organisation, wenn die Veranstaltung nicht in unternehmenseigenen Räumen stattfindet. Gerät dann ein ausgetrockneter Weihnachtsbaum durch eine Billig-Lichterkette in Brand, dürfen sich nämlich Event-Agentur und Betreiber der Location über die Schuldfrage streiten.
Bei der Organisation von Firmenfeiern gibt es also einiges zu beachten. Doch, wenn sich vor Weihnachten sowieso alles drängt und die Gemütlichkeit im Vorweihnachtstress leidet, wie wäre es damit, nächstes Jahr keine Weihnachtsfeier zu planen, sondern ein Fest im Januar, bei dem Sie das vergangene Jahr Revue passieren lassen und alle mit einem guten Gefühl in die neuen Aufgaben starten lassen?
Weitere interessante Tipps finden sie übrigens auch im VGB-Leitfaden „Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen“.
